Bilgi Toplumu

    RÜŞVET VE YOLSUZLUKLA MÜCADELE POLİTİKASI

    RÜŞVET VE YOLSUZLUKLA MÜCADELE POLİTİKASI

     

    1.    Amaç:

    Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele kapsamında değerlendirilebilecek olası eylemlerin tespiti ve önlenmesine ilişkin ilke ve kuralların oluşturulması ve duyurulmasıdır.

     

    2.    Kapsam:

    Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Talimatı, Gemak Grup’un Üst Yönetim dahil olmak üzere tüm çalışanlarını, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler de dâhil olmak üzere Gemak Grup adına  veya birlikte görev yapan müteahhit, acente ve benzeri kişi ve kuruluşlar  ile  tüm iş ortaklarını  kapsamaktadır.

     

    3.    Tanımlar:

    Gemak Grup Şirketleri: Gemak Grup bünyesindeki tüm şirketleri kapsamaktadır.

     

    Üst Yönetim: Gemak Grup Şirketleri Yönetim Kurulu Başkanı ve Üyeleri’ni belirten tanımdır.

     

    Rüşvet: Yaptırılmak istenilen bir işe yasadışı kolaylık sağlaması için ilgili görevliye ya da görevlilere el altından para, mal vb. verilmesidir.

     

    Yolsuzluk: Aşağıda tanımlanan eylemlerden en az birinin gerçekleşmesi durumudur.

    ·          Haksız ve usulsüz bir amacın gerçekleştirilmesi için iki ya da daha çok taraf arasında anlaşma yapmak veya karar vericilere baskı yapmak.

    ·          Adaletten uzak, usulsüz etkide bulunması için karar vericilere doğrudan ya da dolaylı olarak her türlü maddi ve benzeri varlıklar ile teklifler sunma, teklif alma ya da talep etmek.

    ·          Mali ya da başkaca bir fayda elde etmek veya bir borç ya da edimden kaçınmak amacıyla bir tarafı bilerek ve isteyerek yanıltıcı eylemlerde bulunmak.

    ·          Çalışanların, görevlerinin gereğini yapmaktan dolayı ve/veya pozisyonlarının verdiği yetkiyi kullanmaktan ötürü haksız fayda sağlamasıdır.

    Grubumuzun herhangi bir ürün veya hizmeti ile bağlantılı olarak yukarıda değinilen eylemler hakkında araştırma yapılması durumu söz konusu olduğu takdirde soruşturma açısından önemli kanıtların bilerek ve isteyerek imha edilmesi, değiştirilmesi, evrak, kanıt veya belge üzerinde oynama yapılması ya da gizlenmesi ve/veya soruşturmadan el çekmesini veya soruşturma bulgularına ilişkin bilgileri açıklamamasını sağlamak üzere herhangi bir tarafa tehdit ve tacizlerde bulunulması ve gözdağı verilmesi rüşvet ve yolsuzluk kapsamında değerlendirilmektedir.

     

    4.    Görev ve Sorumluluklar:

    ·          Talimata uygun hareket edilmesinden Üst Yönetim başta olmak üzere tüm çalışanlar sorumludur.

    ·          Rüşvet ve Yolsuzluk ile Mücadele Talimatının oluşturulmasının takibi ve etkin uygulanması için ortamın oluşturulması ve takibinden Üst Yönetim sorumludur.

    ·          Konu hakkında şikayet ve ihbarların bildirilmesi için gerekli iletişim kanallarının kurulmasından İnsan Kaynakları, takibinden Üst Yönetim sorumludur.

    ·          Tüm çalışanlar bu talimata aykırı davranışları ve şüphelenilen durumları yöneticilerine ve / veya aşağıda iletişim kanalına bildirmekle yükümlüdür.

    ·          Bildirimde bulunan kişilerin gizliliğini ve güvenliğini sağlamaya yönelik tedbirleri İnsan Kaynakları alır.

    ·          Çalışanlar hiçbir durumda ve hiç kimse tarafından bu talimata aykırı hareket etmeye zorlanamaz. Yöneticiler, idaresi altındaki çalışanlar tarafından kendilerine ulaşan şikayet, ihbar ve iddiaları etik@gemak.com iletişim kanalına   bildirmekle yükümlüdür.

     

    5.    Uygulama:

     

    Gemak Grup şirketlerine yönelik her türlü ayni ve nakdi bağış talepleri, kurumsal sosyal sorumluluk öneri ve istekleri takip ettikleri konulara göre Grup Dış İlişkiler ve Yatırımlar Müdürü veya Kurumsal İletişim Uzmanına iletilir.

    Grup Dış İlişkiler ve Yatırımlar Müdürü veya Kurumsal İletişim Uzmanı ilgili yardım taleplerini; Gemak Grup ilke ve stratejilerine uyumu ve bağışın takip edilebilirliğine ilişkin görüşleriyle beraber CEO onayına arz eder.

     

    Gemak Grup şirketlerine gelen tüm kurumsal destek ve sponsorluk talepleri yine Kurumsal İletişim Departmanı’na iletilir. Birim tarafından objektif bir şekilde incelenerek olumlu değerlendirilen talepler CEO onayına sunulur.

     

    Gemak Grup tarafından gerçekleştirilen tüm bağış ve sponsorluklar kayıt altına alınmaktadır.

    Herhangi bir bildirim, şüphe vb. durumlarında inceleme yetkisi Üst Yönetim tarafından görevlendirilen İnsan Kaynaklarına aittir, Gemak Grup çalışanlarının bu talimatta yer alan kurallara aykırı hareket etmesi durumunun net olarak tespiti durumunda, olayın mahiyetine göre iş akdinin feshine kadar gidebilecek cezalar gündeme gelmektedir.

     

    İletilen durum, bildirim yapan çalışanın ve bildirimin içeriğinin gizli tutulması esas alınarak ilgili bölümce incelenir. İnceleme sonunda bildirim yapan çalışana geri bildirim sağlanır.

     


    Gemak Grup Çalışanları;

    ·          Rekabete aykırı davranışlardan uzak,  iş etiğine uygun davranmak zorundadırlar.

    ·          Finansal kayıt ve raporlar gerçeği yansıtır şekilde tutulur, bunlar üzerinde kurum lehine değişiklikler, tahrifatlar yapamazlar.

    ·          Bildirim yaptıklarında, kendileri tarafından yapılan bildirimden dolayı uygunsuz davranışlarda bulunan kişilerden korunacaklarının güvencesinin şirket tarafından verildiğinden emindirler.

    Gemak Grup;

    ·          Bu konudaki tüm uygulamalarını kanunlar, düzenlemeler ve müşteri beklentileri doğrultusunda günceller.

    ·          İç Kontrol Sistemini rüşvet ve yolsuzlukların ortaya çıkmasında caydırıcı olacak şekilde geliştirir.

    ·          Etik olmayan davranışların çalışanlar,  yöneticiler, tedarikçiler ve müşteriler tarafından raporlanması için işleyen bir sürece sahiptir.

    ·          Etik olmayan davranışlara ait iddia ve bildirimleri disiplin / cezai uygulamalarını da içeren  bir süreçle değerlendirir. Etik olmayan davranışları bildirenlerin kişisel güvenliğini ve sürecin gizliliğini güvence altına alarak bu bildirimde bulunan kişilerin herhangi bir endişeye düşmesini engeller.

    ·          Bu tür konuları engellemek için alınan, verilen ve talep edilen ödemeler, çalışmalar ve tutulan kayıtlar konusunda şeffaftır ve talep edildiğinde ilgili kurumlara bunu sunar.

    ·          Etik olmayan davranışlara ilişkin olarak durum ve iddialar ile buna ilişkin sonuçlar ve kararları tutar.

    ·          Donanımlı çalışanları ve iş ortaklarıyla beraber çalışarak çok yönlü olarak bu riski değerlendirir.

    ·          Çalışanlarını düzenli olarak onların anlayacağı şekilde Rüşvetle ve Yolsuzlukla Mücadele konusundaki dokümanları ile eğitir ve bilinçlendirir.

    ·          Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasıyla tüm çalışanlarına sorumlulukları konusunda anlaşılır ve sade bir şekilde aktarım yapar.

    ·          Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Programı’nı Tedarikçi ve İş Ortaklarına yayar.

    İstisnai Haller:

      Hediye ve davet konuları için aşağıda belirtilen durumlar istisnai halleri açıklamaktadır:

    ·          Sık sık olmaması durumunda (her iş ortağı için yılda bir veya iki kez),

    ·          Her takvim yılı ve hediyeyi veren kişi/kurum ayrı olmak üzere alınan hediyelerin toplam değeri 500 TL'den daha az olması durumunda,

    ·          Yalnızca iş gereği konaklamasından ve alışılagelmiş iş uygulamalarından kaynaklanması durumunda,

    ·          Kanun veya yönetmelikleri ihlal etmemesi durumunda,

    ·          Söz konusu hediye veya konaklamanın alınmasından sonra Tedarikçinin bel bağladığı bir sözleşme yapma kararında makul veya potansiyel bir etkisinin olmaması durumunda.

     

    Aşağıda belirtilen hediyeler ve davetler genellikle özel duruma göre kabul edilebilir:

    ·          Promosyon hediyeleri (örneğin tükenmez kalem, takvim, not defteri, kahve bardağı, gömlek veya diğer basit giyim eşyaları vs.) ve genellikle maddi değeri olmayan diğer hediyeler,

    ·          Davet iş amaçlı olduğu sürece (örneğin bir iş toplantısının kapsamı dâhilinde gerçekleşir) ve iş yemeğinin değeri davet edilen kişinin şirketteki konumuna uygun olduğu sürece zaman zaman iş yemeklerine davet etme,

    ·          Kabul eden çalışanın davranışını yanlış şekilde etkilemesi halinde hediye, bağış, yardım ve davet kabul etmek kesinlikle yasaktır (Örneğin bir hediye, bağış, yardım veya davet alma ve bir sipariş verme veya ihale alma arasında herhangi bir ilişki kurulabilmesi hali).

    Bağımsız denetim kuruluşlarının her yıl yaptığı denetimler Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadelenin  ayrılmaz bir parçasıdır.